Guia de Usuario
Aprende a usar todas las funcionalidades de InvoxChat para gestionar tu negocio.
Inicio Rapido
Bienvenido a InvoxChat
InvoxChat es una plataforma integral para gestionar tu negocio de moda. Desde aqui puedes:
Primeros Pasos
Explora el Dashboard
El dashboard te muestra un resumen de tu negocio: contactos, mensajes, pedidos y mas.
Importa tus Contactos
Sube tu base de datos de clientes desde un archivo Excel para comenzar a comunicarte con ellos.
Envia tu Primer Mensaje
Ve a Conversaciones, selecciona un contacto y comienza a chatear por WhatsApp.
Dashboard
El Dashboard es tu centro de control. Aqui puedes ver de un vistazo el estado de tu negocio.
Total de Contactos
Muestra cuantos clientes tienes registrados en el sistema.
Mensajes del Dia
Contador de mensajes enviados y recibidos hoy.
Pedidos Recientes
Lista de los ultimos pedidos de WooCommerce.
Metricas RFM
Analisis de clientes por Recencia, Frecuencia y Monto.
Contactos
El modulo de Contactos te permite gestionar toda tu base de clientes. Puedes ver su informacion, historial de compras y conversaciones.
Funcionalidades
Buscar Contactos
Usa la barra de busqueda para encontrar contactos por nombre, telefono o email.
Filtrar por Segmento
Filtra contactos por categoria RFM: Champions, Leales, En Riesgo, etc.
Ver Perfil Completo
Haz clic en un contacto para ver su perfil con historial de compras, notas y conversaciones.
Agregar Notas
Agrega notas internas sobre el cliente para recordar detalles importantes.
Importar Contactos
Puedes importar contactos masivamente desde un archivo Excel (.xlsx).
Formato del Archivo
Tu archivo Excel debe tener las siguientes columnas:
nombretelefonoemailciudaddepartamentodireccioncedulafecha_nacimientoPasos para Importar
- Ve a Contactos en el menu lateral
- Haz clic en el boton "Importar"
- Selecciona tu archivo Excel
- Revisa la vista previa de los datos
- Confirma la importacion
Importante
- El telefono debe incluir el codigo de pais (ej: 573001234567)
- Los contactos duplicados se actualizan automaticamente
- El proceso puede tardar unos minutos para archivos grandes
Segmentos RFM
El sistema clasifica automaticamente tus clientes usando el modelo RFM (Recencia, Frecuencia, Monto).
Champions
Compraron recientemente, compran seguido y gastan mucho.
Leales
Compran con regularidad y responden a promociones.
Potenciales
Clientes recientes con alto potencial de conversion.
En Riesgo
Eran buenos clientes pero llevan tiempo sin comprar.
Hibernando
Clientes inactivos que necesitan reactivacion.
Nuevos
Clientes recien registrados, aun sin historial.
Conversaciones
El modulo de Conversaciones es tu bandeja de entrada unificada para WhatsApp e Instagram.
Mensajes de WhatsApp Business
Mensajes directos de Instagram
Tiempo Real
Mensajes llegan instantaneamente
Como Usar
- Selecciona una conversacion de la lista izquierda
- Escribe tu mensaje en el campo de texto
- Usa los iconos para adjuntar imagenes, documentos o plantillas
- Presiona Enter o el boton de enviar
Consejo
Usa Ctrl + Enter para enviar mensajes rapidamente.
Plantillas de WhatsApp
Las plantillas son mensajes pre-aprobados por Meta que puedes usar para iniciar conversaciones o envios masivos.
Importante sobre Plantillas
- Las plantillas deben ser aprobadas por Meta antes de usarse
- Solo puedes usar plantillas para iniciar conversaciones (fuera de la ventana de 24h)
- Las plantillas pueden tener variables como
1,2, etc.
Tipos de Plantillas
Marketing
Promociones, ofertas y campanas publicitarias.
Utilidad
Confirmaciones de pedido, actualizaciones, recordatorios.
Autenticacion
Codigos OTP y verificacion de identidad.
Servicio
Respuestas a consultas de clientes.
Envios Masivos
Envia mensajes a multiples contactos a la vez usando plantillas aprobadas.
Pasos para Crear una Campana
- Ve a Envios Masivos en el menu
- Haz clic en "Nueva Campana"
- Nombra tu campana
- Selecciona la plantilla a usar
- Elige los contactos destinatarios (puedes filtrar por segmento)
- Programa el envio o envialo inmediatamente
- Revisa y confirma
Cuidado
- Los envios masivos tienen costo por mensaje
- Meta puede penalizar tu cuenta si recibes muchos reportes de spam
- Respeta los horarios apropiados (evita madrugada)
Chatbot
El chatbot responde automaticamente a tus clientes cuando no estas disponible.
Configuracion
Reglas de Respuesta
Crea reglas basadas en palabras clave. Ejemplo: si el mensaje contiene "precio", responde con el catalogo.
IA Generativa
El chatbot puede usar inteligencia artificial para responder preguntas mas complejas.
Horarios
Define horarios de atencion. Fuera de horario, el bot puede enviar un mensaje personalizado.
Multimedia
Gestiona imagenes, videos y documentos para usar en tus mensajes.
Imagenes
JPG, PNG, WebP
Videos
MP4 (max 16MB)
Documentos
PDF (max 100MB)
Consejo
Sube tus catalogos y materiales promocionales a la biblioteca para tenerlos siempre disponibles.
Diseños
El módulo de Diseños te permite gestionar tu catálogo de productos con sus referencias, colores y tallas.
Información de un Diseño
Referencia única del diseño (ej: LM-001)
Nombre descriptivo del producto
Variantes de color disponibles
Rango de tallas (XS a XL, etc.)
Órdenes de Producción
Gestiona el proceso de producción de tus prendas desde el pedido hasta la entrega.
Estados de una Orden
Cada orden incluye informacion de tallas, cantidades, fechas de entrega y seguimiento del proceso.
WooCommerce
La integracion con WooCommerce te permite sincronizar pedidos, productos y clientes automaticamente.
Funcionalidades
Sincronizacion de Pedidos
Los pedidos de tu tienda llegan automaticamente al sistema.
Creacion de Contactos
Los clientes nuevos se agregan automaticamente como contactos.
Notificaciones
Envia mensajes automaticos cuando cambia el estado de un pedido.
Gestiona los mensajes directos de Instagram desde InvoxChat.
Ventana de 24 Horas
Instagram permite responder mensajes dentro de las 24 horas. Despues de este tiempo, necesitas que el cliente te escriba primero.
Como Usar
- Los mensajes de Instagram aparecen en tu bandeja de Conversaciones
- Se identifican con el icono de Instagram
- Responde como lo harias con WhatsApp
Atajos de Teclado
Usa estos atajos para trabajar mas rapido.
Preguntas Frecuentes
¿Por que no puedo enviar mensajes a un contacto?
Puede ser por varias razones:
- La ventana de 24 horas expiro - usa una plantilla
- El numero de telefono es invalido
- El contacto te bloqueo
¿Como creo una nueva plantilla?
¿Los mensajes tienen costo?
Si, WhatsApp Business cobra por mensaje:
- Mensajes de servicio (respuestas dentro de 24h): mas economicos
- Plantillas de marketing: costo mayor
- El costo varia segun el pais del destinatario
¿Como veo el historial de compras de un cliente?
¿Necesitas ayuda adicional? Contacta al administrador de tu empresa.